什么是汇报？“汇”是将需要向外表达的信息材料汇总与编排；“报”是向外输出，达到设定目的。而规划汇报广义上可以理解为是各汇报要素和全汇报流程的总和。汇报能力对一个“规划人”来说至关重要。本文将以“四大汇报要素和三大汇报流程”为线索进行梳理总结，将笔者多年汇报经验分享给大家，助力大家成为汇报达人！

规划汇报要素大致可分为“汇报人”“汇报材料”“汇报对象”与“汇报场合”，这四大要素即独立，又相互关联，需要在实践中不断观察、总结、调整、提升。

要素一：汇报人

汇报人是规划汇报的核心要素，汇报效果的好坏直接取决于汇报人的水平，而汇报人的水平提高需要在诸多方面下功夫，本次仅对短期内可较快提升的方面给大家一些“速成”之法，主要包括外部的“衣着与仪表”、内在的“精神与状态”以及输出的“语言与表达”三个方面、六要点。

1. 穿着与仪表：汇报人对外的第一印象“既要体现专业又要不出风头”，毕竟规划汇报本身才是主角，因此要做到“六要、五避免”，即脸面要干净、发型要整理、胡须要打理、体味要清洁、配饰要简约；男生避免无领的衣服、陈旧的衣服、奇特的衣服，女生避免暴露的衣服、鲜艳的衣服。穿着与仪表上总体要以庄重、得体为原则，体现汇报人的专业素养以及基本礼仪。

2. 精神与状态：首先是精神饱满，汇报前在做好汇报准备的同时也要注意休息，养精蓄锐，在汇报时有饱满的精神。其次是自信沉稳，气势要足，要有“舍我其谁”的自信，有了充分的自信，才能让汇报对象信任自己。最后是准备充分，充分熟悉汇报材料、汇报场合以及汇报对象，这也是自信的基本来源。

3. 语言与表达：首先是口齿清楚，汇报的主要目的就是向外表达内容，若口齿不清会使汇报效果大打折扣，使聆听者失去耐心。其次是语言连贯，“快不是好，听清为准”，汇报时语速过快会使汇报人出现更多的“磕绊”，要适当慢下来，让汇报对象听清内容。最后是控制节奏，“用好停顿，听懂为要”，通过语速、语气的变化将汇报重点突出，适当停顿，让汇报对象听懂汇报目的。

要素二：汇报材料

1. 明了易读、突出重点：汇报材料是让汇报对象以最小的时间成本获取材料所要传达的信息，因此材料的编排要以“明了易读、突出重点”为原则，不要“堆文字”，要做减法，把重点内容从文字堆里拎出来，突出表达。

对于PPT类型的汇报材料还要做到图文并茂，以图为主，文字精练，主次分明。

2. 逻辑清晰、控制篇幅：汇报材料的逻辑主要取决于目标和主线，而汇报目标也会因为汇报场合与对象不同而发生变化，同时也要依据汇报时长的要求控制材料篇幅。如一个控规修改项目的专家咨询，若希望专家就规划方案给出充分的意见和建议，使方案趋于合理，而此类汇报时长也更加宽裕，则汇报材料可全面充分，而规委会汇报的目的则是用最短的篇幅将调整事项讲清楚，因此需要极致精简篇幅，逐页斟酌。

3. 七露三藏、提前预判：这是对于汇报材料更高的要求，是汇报人掌控规划汇报的进阶手法，在有限的篇幅内“漏主藏辅，漏原理藏细节”，同时依据同类项目经验，对可能出现的高频问题在材料附件中提前做好回应准备，或依据对汇报对象经常关注的问题提前做出解释，消除顾虑。

要素三与四：汇报场合与对象

汇报场合与对象是互相关联的，什么样的场合就会对应什么样对象，因此本节将两个要素一并梳理总结。

1. 区分内外、了解对象：规划项目汇报的场合主要分为内部和外部两大类，其中内部场合主要包括：分院技术例会、院内汇报比赛、分享培训周聚等，外部场合主要包括：咨询评审会、局业务会、区府会、规委会等，同时不同的场合也对应了不同的汇报对象。

2. 分析场合、聚焦目的：不同会议场合汇报的目的有所不同，汇报策略与重点也要有所侧重。如分院技术例会要简述背景（汇报对象为业内专家，并熟悉珠海本地情况），聚焦问题（会议目的为解决问题，集思广益、出谋划策），报备风险（报备项目面临的底线风险和甲方不合理要求）；院内汇报比赛则是“展示项目亮点、展现个人气质”；专家咨询会准备的内容要全面，汇报的逻辑要清晰，讲述的语言要精炼；局业务会则要化繁为简，直指问题。

3. 因地而异、因人而变：内部场合可以畅所欲言，外部场合需注意分寸。不同领域的专家、不同部门的领导、不同业务的科室其关注点也有所不同，汇报材料的准备、汇报人的预判以及对汇报对象的了解缺一不可，要做到“因地而异、因人而变”。

规划汇报流程可大致分为“汇报前准备、汇报中把控与汇报后整理”三个阶段。

汇报前——组织与准备

1. 读通知：依据会议通知掌握时间与地点，关注会议开始时间，根据路程时间反推出发时间，提前了解路况，并预留提前量。依据会议通知预判议题与时长，一次会议有多个议题时需要预判前序议题情况及时长，确保在合适的时间到达会场。依据会议通知了解对象与场合，熟悉会议主持人情况及参会单位、部门、科室，提前做好相应准备。

2. 备资料：与组织方确认纸质文件打印要求与份数。确保汇报文件格式与电脑安装软件兼容，电子文件大小与电脑性能匹配，避免“打不开、卡到死”的情况出现。准备好汇报项目之外的常用资料，如大范围规划图、交通图、技术标准与准则等。有签到要求的准备好签到表，现场要求出会议纪要的准备好纪要模板。

3. 调器材：自带的电脑要预试，会场的电脑备预案。准备多种格式的汇报文件如PPT、PPTX、DPS（WPS版的演示文件格式）、PDF等，避免打不开或“变版式”的情况。准备好内嵌字体，关闭“自动保存”功能，避免汇报过程中的保存卡顿。根据需要在会场提前准备与调试音频或视频设备，携带激光笔，并检查电池电量，提前适配激光笔与翻页器。

汇报中——把控与调整

1. 时间与重点：合理使用汇报时长，对时间掌握不好的同志可以使用手机计时（注意静音），也可以使用PPT中的“演讲者视图”帮助掌握汇报节奏。由于汇报前半部分过长，可能导致整体汇报超时的情况，则需要汇报人及时调整，挑选重点内容优先汇报，控制超时。

2. 思路与逻辑：汇报的思路与逻辑一方面与项目自身类型及特点有关，另一方面则与汇报对象的关注点密切相关，因此需要密切留意，做足功课。若没有相关资讯则可以利用提前参加前序议题的机会，观察了解，在汇报资料没机会调整的情况下，提前做好心里准备，及时调整汇报思路与逻辑，有意取舍汇报内容，做到“汇报对象关心的重点说，项目问题关键点不漏说”。

3. 状态与意见：汇报过程中被各种因素打断的情况时常发生，比如汇报对象提问，话筒、投影、电脑、软件故障等，尤其是提问会严重影响原定的汇报节奏，有可能还会影响汇报思路与逻辑，这时就需要汇报人及时调整状态，必要时还要调整接下来的汇报思路。对于意见和提问汇报人一定要认真聆听，洞察意图，一方面有利于问题的回复，避免答非所问，另一方面也为会议纪要草拟做好准备。

汇报后——整理与善后

汇报结束并不意味着汇报工作结束，还有许多细致的工作需要处理，为汇报工作做好善后。

1. 纸质材料回收：我们所从事的工作具有一定特殊性，汇报材料可能涉及业主利益、敏感信息等，因此一定要控制纸质材料的外流，会后一定做好纸质材料的回收工作。

2. 汇报文件管理：若使用自己携带的存储器考入外部会场准备的电脑，在会后要注意删除清理考入的资料文件，若借用院内部公用电脑也需要在会后及时清理，保障公共电脑桌面整洁。

3. 器材线材借还：借用院内部公用电脑、投影、录音笔、激光笔等汇报器材须按要求登记，并在汇报结束后收集齐全，完整带回，这里温馨提醒，根据以往经验激光笔和投影仪视频线等“存在感”不强的物品容易被遗忘于会场。

4. 会议纪要草拟：“好记性不如烂笔头”，汇报会无论是否出具纪要均要做好会议记录工作，要有“ISO”的“留痕”精神，会议记录作为《项目服务日志》归档。组织方要求拟订会议纪要草稿时需和院内参会领导或项目主管总工商定，确保体现会议精神和纪要质量。

要做好一个完整的规划汇报，必须要“胆大心细”，把握每个环节，洞察每处细节，同时也是一个不断经历，不断总结，不断提高的持续过程。本文是将多年个人经验较易掌握的部分梳理、总结，特此分享，与大家共勉！